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1．操作规程概述
“徒法不足以自行”。如果只有专利管理制度，而没有相关配套的操作规程，即使这些制度的条款再详细，内容再丰富，也不能有效地得到执行。因此，在制定、完善专利管理制度之后，还需要编制可供执行的操作规程及相关文本，比如专利工作程序、合同示范文本等。
根据企业的实践，下列操作规程及相关文本，企业最好加以制订或整理，以辅助企业专利管理制度的施行。
2．典型操作规程介绍
从专利管理的角度，前面罗列了一些操作规程与相关文本的目录，这里我们再简单讨论两个典型的操作规程，以吁请企业的注意，并提供可借鉴的思路。
(1)研发记录
技术开发是一件辛苦的工作，其中蕴含了许多开发人员的经验。如何把开发人员的经验累积成可用的知识，在企业内部得以扩散及传承，以避免新开发工作从零开始，甚至走冤枉路呢？这里就涉及研发记录的写作与保存。
研发记录是研发过程及其成果的记载。一般而言，研发记录记载的内容可包括任何灵感或初步构想、计算、讨论摘要、访谈内容、研究心得以及工作上所得之经验与资讯数据等。惟需强调的是，除了成功的研发活动之外，失败的研发活动也应当做成记录，作为宝贵的经验，以避免错误的重复发生。
①研发记录的意义
从技术的角度看，一方面研发记录可以提供技术自我完善的依据。一项发明创造在初期常有不尽如人意的地方，研发记录就成了技术人员总结、改进这项技术的根据。另一方面，研发记录可以保持研发工作的连续性和协调性。当某个开发人员离开企业后，或者当不同技术人员合作开发某项或相互关联的技术时，研发记录可以让后来进行接续研发的人员以及合作开发的人员，迅速了解技术研发的进展，掌握该项技术的要点。
从法律的角度看，一方面研发记录可用作证明研发过程的合法性，以辅助侵权认定与否的文件。另一方面研发记录可用作证明原创性、新颖性的文件，尤其是在美国这样的专利授权采用“先发明主义”的国家。
因此，要求员工善加记载其研发记录，对于企业因应技术持续发展和相关法律程序上的需要，具有相当的价值。
不过，开发人员往往质疑：若通过研发记录将技术传承，我的地位、价值如何保障？如何释解开发人员的心结，的确需要管理层的疏导。
我们认为，技术人员的价值之一就是传承知识与经验，如此才能提升。研发记录是技术人员对企业的贡献，也是对企业的责任，只有不断作出贡献，不断履行责任，才能获得更多的肯定和更高的评价。
另外，即使有研发记录的存在，但他人若未亲身经历相关的研发过程，也很难得心应手地运用其中的经验，何况真正关键技术在最后的5%，乃Know -why，这是一种亲身体验的感觉及累积出的智慧，谁也偷不走。
②研发记录的规范
基于法律上证据规范的要求以及企业的实践，研发记录的撰写自有一套规则及格式文本。现择其要点，简介如下：
→实验记录簿填写时，应使用能够永久保存字迹之书写工具，如原子笔、钢笔等，切勿使用铅笔。
→记录错误时，切勿擦掉或涂改（修正液），而应以线条划掉即可。
→每页记录前，需写上研究项目的名称或代号、开发人员姓名和开发日期。项目不同或日期不同，最好记载于不同页。
→记录时切勿留下空白，应接续使用，如未能写完，则需划掉剩余部分。切勿在其他纸上记录后再粘贴于记录簿上。
→若有照片、图表需要粘贴时，须于接缝处签上姓名、日期及见证人姓名。
→有重要结论或发明时，应请两位以上的见证人在相关页次上签名并署明日期。注意，一般不要以盖章代替签名。签名的证人应当熟悉该技术。
对于研发记录本最好有编号，用完后上交企业统一妥善保管。在开发人员离开企业时，所有的研发记录本必须上交给企业。企业不论对内或对外都应将研发记录列为机密资料加以管理。
③研发记录的标准化
在实务上，研发记录的撰写往往受到开发人员的抵触。开发人员多以工作繁重或对工作无益为由，不愿填写或草率地填写研发记录。对于此问题，主管部门应当积极宣导研发记录对于企业的价值和意义，获得开发人员的理解和支持。同时，也要建立严格的管理制度，通过不定期抽阅，监督开发人员是否填写或是否依规范填写研发记录。
当然，更重要的是，企业应当指导开发人员如何迅速有效地撰写；研发记录。如果在不增加负担的情况下，举手之劳便可留下研发记录，开发人员自然不会发生抵触情绪，企业也不会因为研发记录的写作影响技术开发的效率。这便是研发记录标准化的功用。
华硕公司的经验值得借鉴。首先，他们将研发记录相关的表单格式化，并印好各项工作内容，填写者仅需勾选，只有极少情况才需填文字。其次，将其他表单，如测试报告等，尽量合并，避免重复填写。最后，利用电脑存档的功能，凡电脑中能留存的资料，即不必额外填写。如此一来，每天只需一两分钟即可填好研发记录的日志。
当然，研发记录可能记载了发明创新成果的产生过程，但毕竟只是一系列相对粗糙的技术记录，因此，需要将其中的技术创新，提炼整合成为系统的技术报告或技术交底书，以向技术主管部门报告，使其能适时评估发明创造的应用前景，并进行专利申请的评估。
(2)技术交底书
技术交底书是技术人员将自己的发明创造内容，以书面形式提交给技术管理部门或者专利代理机构的技术文件。技术交底书一方面可以固化企业的技术知识，另一方面可以作为企业作出技术应用、专利申请等决策的依据和参考。这里我们从专利申请的角度，讨论技术交底书的撰写。
从专利申请的角度，技术交底书主要是为了提高专利申请文件的撰写质量和效率，使专利代理人更容易理解发明人发明构思的特点。撰写技术交底书时，一般应当包括以下主要内容。
①发明或者实用新型的名称
名称应清楚、简明，采用本技术领域通用的技术名词，以清楚地反映和体现发明的主题以及发明的类型。不要使用杜撰的非技术名词，不得使用人名、地名、商标、型号或者商品名称，也不得使用商业性宣传用语。名称最好与《国际专利分类表》中的类、组相对应。
②所属技术领域
所属技术领域是指该发明创造直接所属或直接应用的技术领域，既不是所属或应用的广义技术领域，也不是其相邻技术领域，更不是发明或者实用新型本身。
③背景技术
又称现有技术，这一部分应对申请日之前的现有技术进行重点描述和评价，即记载发明人所知悉，且对理解、检索、审查该发明创造有参考作用的背景技术。一般至少要引证一篇与本发明创造最接近的现有技术文件（也可以采用指出公知公用状况的方式），必要时可再引用几篇较接近的对比文件，它们可以是专利文件，也可以是非专利文件。
对现有技术的简介应包括三方面内容：
·注明其出处，通常可采用给出对比文件或指出公知公用情况两种方式；
·简要说明该现有技术的主要相关内容，例如主要的结构和原理，或者所采用的技术手段和方法步骤；
·客观地指出现有技术存在的问题和缺点，在可能的情况下说明存在这些问题和缺点的原因以及解决这些问题时曾经遇到的困难，切忌采用诽谤性语言。
④发明目的
指发明或实用新型要解决现有技术中存在的什么问题。通常针对最接近的现有技术存在的问题，结合本发明或实用新型取得的效果，提出所要解决的问题。
具体要求如下：
·应与发明或实用新型的主题以及发明的类型相适应；
·应采用正面语句直接、清楚、客观地写明目的，明确说明要解决的问题，也可以进一步说明其技术效果；
·应具体体现出要解决的技术问题，避免采用“节省能源”、 “提高质量”等笼统的提法，但不得包含技术方案的具体内容。
·不得采用广告性宣传用语。
⑤技术方案
这一部分是撰写专利说明书的核心部分，这部分的描述应使所属技术领域的技术人员能够理解，并能达到发明或实用新型的目的。
一项发明或实用新型所采取的技术方案，往往是由若干技术特征的集合构成的。应清楚完整地写明技术方案，包括达到发明目的的全部必要技术特征。如果是产品发明，应该表明产品的构成及各部分之间的关系，各部分的作用，其中属于该发明的部分是什么；如果是方法发明，应该表明该方法由几个步骤构成，每个步骤要求什么条件，各步骤之间是什么关系，各起什么作用等。
一般情况下，应用构成该发明或实用新型所必要的技术特征总和的形式公开其实质内容，但有时为了使要求保护的技术范围更加明确，避免产生误解，还应当包括阐述发明或实用新型所需要的重要的附加技术特征，以使人们清楚地了解为达到所说目的，应当采取的技术解决方案是什么。
⑥有益效果
这一部分应清楚、有根据地写明发明或实用新型与现有技术相比具有的优势。
通常有益效果可以由产率、质量、精度和效率的提高，能耗、原材料、工序的节省，加工、操作、控制、使用的简便，环境污染的治理或根治，以及有用性能的出现等方面反映出来。具体要求如下。
通常有益效果可以由产率、质量、精度和效率的提高，能耗、原材料、工序的节省，加工、操作、控制、使用的简便，环境污染的治理或根治，以及有用性能的出现等方面反映出来。具体要求如下。
·可以用对发明或实用新型结构特点或作用关系进行分析方式、理论说明方式、实验数据证明的方式或者以上结合来描述，不得断言其有益效果，最好通过与现有技术进行比较而得出；
·对机械或电器等技术领域，多半可结合结构特征和作用方式进行说明；
·对化学领域中的发明，可借助实验数据来说明；
·引用实验数据说明有益效果时，应给出必要的实验条件和方法。
⑦附图说明
附图是为了更直观表述发明或实用新型的内容，可采取多种绘图方式，以充分体现发明点之所在，诸如示意图、模块图、各向视图、局部剖视图、流程图等。对于说明书中有附图的发明专利申请以及所有的实用新型专利申请，在说明书中应集中给出附图说明。
其具体要求为：
·应按照机械制图的国家标准对附图的图名、图示的内容作简要说明；
·附图不止一幅的，应当对所有的附图按照顺序编号并作出说明；
·附图说明不必包括对附图中具体零部件名称和细节的说明；
·应注意不要标尺寸、公差配合等。
⑧最佳实施方式
这一部分通常可结合附图对本发明或实用新型优选的具体实施方式作进一步详细的说明。不应该理解为说明书内容的简单重复。其目的是使权利要求的每个技术特征具体化，从而使发明实施具体化，使发明或实用新型的可实施性得到充分支持。
一般来说，这一部分至少应具体描述一个最佳实施方式，这种描述的具体化程度应当达到使本专业普通技术人员按照所描述的内容能够重现其发明或实用新型。在描述具体实施方式时，并不要求对已知技术特征作详细展开说明，但必须详细说明区别现有技术的必要技术特征和各附加技术特征，以及各技术特征之间的关系及其功能和作用。
实施方式和实施例的描述应当与所要求保护的技术方案的类型相一致。例如，如果要求保护的是一种产品，那么其实施方式或实施例就应当是体现实施该产品的一种或几种最佳产品；如果要求保护的是一种方法，那么就应当是说明实施该方法的一种或几种最好的实施方法。